Probleme lösen

Manche Systeme haben keine Schnittstelle – aber auch die lassen sich automatisieren. Software-Roboter simulieren menschliche Eingaben und überbrücken die Lücke zwischen Alt-System und modernem Workflow.

RPA-Potenzial besprechen

Was ist RPA?

Software-Roboter

Ein Programm, das menschliche Interaktionen simuliert: Klicks, Tastatureingaben, Navigation durch Menüs – genau wie ein Mitarbeiter, nur schneller und fehlerfrei.

Keine API nötig

RPA arbeitet auf der Benutzeroberfläche. Damit lassen sich auch Legacy-Systeme, Desktop-Anwendungen und Portale ohne Schnittstelle automatisieren.

Hybrid-Ansatz

In der Praxis kombinieren wir RPA oft mit API-Workflows: APIs für den schnellen Datentransfer, RPA für die letzten Schritte im Alt-System.

RPA steht für Robotic Process Automation. Im Kern geht es darum, repetitive Aufgaben zu automatisieren, die normalerweise ein Mensch am Bildschirm erledigt. Der „Robot" ist kein physischer Roboter, sondern ein Software-Skript, das Anwendungen bedient wie ein Mitarbeiter – nur ohne Kaffeepause und ohne Tippfehler.

Wann ist RPA der richtige Ansatz?

RPA ist nicht immer die erste Wahl – aber wenn diese Bedingungen zutreffen, oft die einzige:

Legacy-System ohne API

Ihre Software ist 10+ Jahre alt, der Hersteller bietet keine Schnittstelle, und eine Individualentwicklung kostet fünfstellig. RPA arbeitet direkt auf der Oberfläche.

Teure Individualentwicklung vom Hersteller

Der Software-Anbieter möchte 30.000 € für eine API-Anbindung? Ein RPA-Bot kostet einen Bruchteil und ist in Tagen statt Monaten einsatzbereit.

Workarounds mit CSV-Export

Ihr Team exportiert Daten als CSV, bearbeitet sie in Excel und importiert sie wieder? Das ist der klassische RPA-Anwendungsfall.

System macht 80 %, die letzten 20 % dauern ewig

Der Prozess ist fast automatisiert, aber der letzte Schritt – Daten ins Alt-System eintragen – passiert manuell. RPA schließt genau diese Lücke.

Typische RPA-Anwendungsfälle

Die häufigsten Szenarien, in denen wir RPA für KMUs einsetzen:

Daten aus Alt-System extrahieren

Ihr ERP oder Warenwirtschaftssystem hat keine Export-Schnittstelle? Ein Software-Robot loggt sich ein, navigiert zur richtigen Maske und exportiert die Daten – jeden Tag, zuverlässig.

Trigger:Zeitgesteuert (täglich/stündlich)

Aktion:Login, Navigation, Daten kopieren, in Zieldatei speichern

PDF-Rechnungen auslesen (OCR)

Eingangsrechnungen im PDF-Format werden automatisch gelesen, Beträge, Lieferanten und Rechnungsnummern extrahiert und in die Buchhaltung übertragen.

Trigger:Neue PDF in E-Mail oder Ordner

Aktion:OCR-Erkennung, Daten extrahieren, Buchungssatz anlegen

Statusabfragen ohne API

Ihr Logistik-Partner hat kein API-Tracking? Der Robot ruft den Status im Portal ab und aktualisiert Ihr internes System – Ihre Kunden sehen den Status in Echtzeit.

Trigger:Neue Sendung / Zeitgesteuert

Aktion:Portal-Login, Status auslesen, eigenes System aktualisieren

Massenänderungen ohne Bulk-Funktion

500 Artikelpreise anpassen, aber das System erlaubt nur Einzeländerungen? Der Robot arbeitet die Liste Zeile für Zeile ab – fehlerfrei und ohne Überstunden.

Trigger:CSV/Excel mit Änderungen

Aktion:System öffnen, Datensatz suchen, Wert ändern, speichern

Unsere Tool-Landschaft

Wir wählen das passende RPA-Tool je nach System und Komplexität.

UiPath

Enterprise RPA-PlattformEmpfohlen

Marktführer für Desktop-Automatisierung. Robuster Recorder, gute Error-Handling-Logik und Enterprise-Support. Unser Standard für komplexe RPA-Projekte.

Playwright / Puppeteer

Browser-Automatisierung

Open-Source-Tools für Web-basierte Automatisierung. Schnell, headless-fähig und ideal für Portal-Abfragen und Web-Scraping.

Python + Selenium

Flexible Scripting-Lösung

Maximale Flexibilität bei individuellen Anforderungen. Ideal für Hybrid-Ansätze, die RPA mit API-Calls und Datenverarbeitung kombinieren.

OCR-Libraries (Tesseract, Azure AI)

Dokumentenerkennung

Texterkennung in gescannten Dokumenten, PDFs und Bildern. Von einfachem Text bis strukturierter Rechnungserfassung.

Wo RPA an seine Grenzen stößt

Ehrlichkeit gehört dazu. In diesen Fällen brauchen Sie einen anderen oder kombinierten Ansatz:

Fragil bei UI-Änderungen

Ändert der Software-Hersteller die Oberfläche, kann der Robot brechen. Deshalb ist regelmäßiges Monitoring und schnelle Anpassung Pflicht.

Langsamer als API-Integration

Ein Robot klickt sich durch Masken – das dauert Sekunden statt Millisekunden. Für Echtzeit-Anforderungen sind APIs besser geeignet.

Erfordert Monitoring

RPA-Bots brauchen Überwachung: Login-Änderungen, Pop-ups, Captchas oder Timeout-Fehler können den Ablauf stören.

Unser Ansatz: Wo immer möglich, bevorzugen wir API-basierte Workflows. RPA setzen wir gezielt dort ein, wo keine API existiert – und kombinieren beides im Hybrid-Modell für maximale Stabilität.

RPA-Projekte in der Praxis

Echte Ergebnisse aus echten Projekten:

Workflow + RPA

E-Commerce: Retouren-Automatisierung

88% Zeitersparnis

Zum Projekt

Mini-App + RPA

Kfz-Gutachter: Digitale Auftragserfassung

82% schneller

Zum Projekt

RPA + Workflow

Logistik: Status-Tracking ohne API

95% automatisiert

Zum Projekt

RPA oder Workflow? Die richtige Methode wählen

Nicht sicher, ob RPA, ein API-Workflow oder ein Hybrid-Ansatz besser zu Ihrem Problem passt? Unser Vergleichsguide hilft bei der Entscheidung.

Zum Vergleich: RPA vs. Workflows

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