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    E-Commerce

    Bestellungen automatisch in die Warenwirtschaft übertragen

    B2B-/D2C-Händler mit eigener Warenwirtschaft · 32 Mitarbeiter, davon 5 in Auftragsabwicklung

    Ausgangslage

    Kernproblem

    Jede Bestellung musste manuell geprüft, angereichert und in der Warenwirtschaft angelegt werden – inklusive Kundendaten, Lieferadresse und Zahlungsstatus.

    Das Unternehmen verkaufte über Shopify, einen B2B-Bestellkanal und telefonisch. Drei Mitarbeiter verbrachten täglich mehrere Stunden mit Nacherfassung, Rückfragen und Fehlerkorrekturen. Das Wachstum machte den Prozess untragbar.

    Prozess vorher

    ~18h/Woche manuelle Auftragsanlage

    1
    Bestellung aus Shop exportieren 3 Min

    ⚠ Je Kanal anders

    2
    Kundendaten prüfen 4 Min

    ⚠ Unvollständige Angaben

    3
    Auftrag in Warenwirtschaft anlegen 6 Min

    ⚠ Doppelte Eingabe

    4
    Zahlungs- und Versandstatus ergänzen 3 Min

    ⚠ Mehrere Systeme

    5
    Fehler nachbearbeiten 2 Min

    ⚠ Hohe Wiederholung

    Unsere Lösung

    Eingesetzte Tools

    n8nShopifyREST-APIERP/Wawi

    Ablauf des automatisierten Prozesses

    1. 1Neue Bestellungen werden kanalübergreifend eingesammelt.
    2. 2Pflichtfelder, Dubletten und Versandregeln werden automatisch validiert.
    3. 3Fehlerfreie Aufträge werden direkt in der Warenwirtschaft angelegt.
    4. 4Ausnahmen landen in einer übersichtlichen Fehler-Queue mit Ursache.
    5. 5Statusänderungen werden zurück an Shop und Kundenkommunikation gespiegelt.

    Ergebnis

    Auftragsanlage

    18h/Woche2h/Woche

    Fehler in Stammdaten

    hoch-90%

    Bearbeitungsstart

    gebündeltsofort

    Das Team arbeitet nur noch an Ausnahmen statt an jeder einzelnen Bestellung.

    Versand und Lager starten schneller, weil Aufträge sofort vorliegen.

    Wachstum ist ohne zusätzliche Sachbearbeiter besser abbildbar.

    ROI

    Setup amortisiert nach 6–8 Wochen. Danach kontinuierlicher Hebel durch weniger Aufwand und schnellere Prozesse.

    Für wen passt das?

    Ideal für Händler mit mehreren Bestellkanälen und manueller ERP-/Wawi-Nacherfassung.

    Händler mit Shop plus B2B-Kanal

    Teams mit manueller Auftragsanlage im ERP

    Unternehmen mit vielen Adress- oder Zahlungsfehlern

    Wachsende Operations-Teams ohne IT-Abteilung

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    Auf einen Blick

    Anbieter
    Digi Match (Mike Jonescheit)
    Was wir tun
    Implementierungs-Spezialist für Prozessautomatisierung: Workflow-Automatisierung, Mini-Apps, RPA-Hybrid und KI-Integration für KMU.
    Für wen
    Mittelstand 5–250 Mitarbeitende in Handel, E-Commerce, Logistik und Servicebetrieben.
    Region
    Deutschland, Österreich, Schweiz · Standort Hamburg
    Sprachen
    Deutsch, Englisch
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